Assistant-e en gestion administrative

Activités

Principales :

 Assurer la réalisation et le suivi des activités administratives, financières et des missions du projet EUR IMCBio

• Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir les contentieux

• Participer aux recrutements des chercheurs doctoraux EUR IMCBio et au suivi des stagiaires EUR IMCBio

• Participer à l’organisation de réunions des comités ITI IMCBio et EUR IMCBio

• Organiser et suivre les Unités d’enseignement et de Symposiums EUR IMCBio ainsi que les séminaires ITI IMCBio

• Assurer le suivi budgétaire ITI IMCBio

• Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire

• Réaliser des tableaux de bord, produire des bilans, des statistiques et des rapports

• Proposer et concevoir des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure

• Assurer la circulation de l'information au sein du projet, avec les partenaires des structures associées, et avec les interlocuteurs externes (entre-autres responsables des services financiers et DIREV de l’UNISTRA…)

• Informer et accompagner dans leurs démarches les participants au projet

• S’assurer du suivi de la réglementation et s’adapter aux évolutions

• Participer à la préparation de demandes de financement

Associées :

• En l’absence des responsables, assister à certaines réunions avec prise de notes et préparation d’un compte-rendu

Compétences techniques

Connaissances :

• Parfaite connaissance écrite et orale du Français et un bon niveau d’Anglais (A2 ou B1).

• Solides connaissances des logiciels bureautiques Word, Excel, Powerpoint, etc.

• Connaissances de l’analyse des données et techniques documentaires souhaité.

Compétences opérationnelles :

La personne recrutée devra appliquer les dispositions réglementaires, devra savoir utiliser les techniques de rédaction administratives et savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe. Elle saura planifier ses activités et organiser des relances afin de faire respecter les délais. Elle devra prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée et s'exprimer de façon claire et concise. Elle devra utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et rédiger des documents simples.

Compétences comportementales :

La personne devra faire preuve de rigueur et fiabilité ainsi qu’un sens de la confidentialité. Une capacité d’écoute, ainsi qu’ouverture d’esprit, sens de la communication et être capable de travailler en équipe.

Informations complémentaires

Descriptif du service :

La personne recrutée sera en contact quotidien avec la manager de l’EUR IMCBio

Relation hiérarchique :

1/ Monsieur Bertrand Séraphin, Directeur de l’EUR IMCBio

2/ Madame Aura NAVARRO QUEZADA, Manager de l’EUR IMCBio

Conditions particulières d’exercice:

• Disponibilité en fonction de l’activité

•  Contraintes calendaires

• Variabilité éventuelle des horaires de travail

•  Polyvalence